ERP 管理系統
什麼是 ERP?
透過採用有效的 ERP 軟件，企業持有人和領導者便能將後勤部門單調乏味的任務自動化及簡化，這樣有助員工提高生產力、更有效地發揮職位所需能力，並實時了解業務運作的內部情況。本文件將深入概述企業資源規劃主題。它包含以下方面的資訊：
- ERP 的蛻變和目前趨勢
- 基本 ERP 概念和詞彙表
- 什麼是 ERP 系統(ERP system)？
- ERP 系統(ERP system)的主要好處
- 如何確定您的企業是否/何時需要 ERP
- ERP 解決方案的部署選項類型、客製化的系統
- 如何選擇正確的解決方案
- ERP 如何幫助您的企業
- 在您的企業實施 ERP 系統(ERP system)
- 衡量 ERP 的績效與投資報酬率
要在如今競爭日趨激烈和複雜的商業環境中突圍而出，您需要採用一些系統來輕鬆簡化、自動化及調整規模。本文件將指導您如何選擇、實施及管理組織的 ERP 系統 (ERP system)。
1、ERP 的蛻變和目前趨勢
「ERP」一詞（全稱企業資源規劃）出自上世紀九十年代，由行業分析專業機構 The Gartner Group 首先提出。該詞衍生自 MRP，彼時各行各業均已熟知 MRP 這個詞彙。MRP 可解作「物料要求規劃」(Material Requirements Planning) 或「生產資源規劃」(Manufacturing Resource Planning)。這些系統發明於上世紀六十年代，當時主營生產的公司正積極尋找讓生產線管理者提高效率、改善決策的方法。
及至九十年代，The Gartner Group 與其他企業試圖將 MRP 系統套用至其他業務類型中，並希望將其能力及流程擴展至企業內的其他範疇，因此我們今天所熟知的 ERP 應運而生。面世之初，ERP 主要集中在整理數據與簡化後勤部門範疇相關的流程，例如庫存管理、訂單執行、採購、人力資源、會計、IT、生產、規劃與日程安排，以及其他相關範疇。
後來，隨著互聯網面世及普及，ERP 獲得進一步擴展，囊括了更多業務範疇，譬如客戶關係管理 (CRM)、供應商關係管理 (SRM) 和供應鏈管理 (SCM)、人力資本管理 (HCM)、商業智能，以及電子商貿。
到了今天，ERP 系統(ERP system)已與組織內部所有範疇及職能對接，主要目標是協助領導層及管理人員加深對業務營運所有變化部分的理解，發現機遇，以及制定更加明智的決策，從而對企業業務未來茁壯發展和成功帶來影響。
儘管名字中有「企業」一字，事實上 ERP 系統適用於所有規模的大小公司。現今企業實施的 ERP 系統主要有兩類：公司內部與雲端。本文件稍後部分將另闢章節，闡釋兩者的區別。
2、基本 ERP 概念和詞彙表
與企業資源規劃相關的概念和詞彙數以百計，但當中有十個概念和詞彙，值得我們在決定企業是否實施 ERP 解決方案前好好理解：
企業資源規劃 (ERP)：可用於管理企業內部資訊的業務流程管理工具。
公司內部 ERP：安裝在公司硬件及伺服器上的 ERP 軟件，並由公司內的 IT 員工負責管理。
雲端 ERP：存在於公司外部，由供應商負責管理的 ERP 軟件。
供應鏈管理：商品及服務從源頭點到消費點之流動。
第三方廠商：可整合至您的 ERP 系統(ERP system)內之企業或合作夥伴。
容量要求規劃：用於判別一間公司適用生產容量的方法。
流動性解決方案：於任何地方使用流動裝置，透過您的 ERP 存取數據之能力。
ERP 部署選項：您可以在企業內實施之 ERP 系統(ERP system)的類別。
業務架構：組織的結構模式；所有可以產生變化的部分。
客戶關係管理：企業用來管理與客戶之互動情況的工具。
物資需求計劃(Material Requirement Planning，MRP)
其主要內容包括客戶需求管理、產品生產計劃、原材料計劃以及庫存記錄。其中客戶需求管理包括客戶訂單管理及銷售預測，將實際的客戶訂單數與科學的客戶需求預測相結合即能得出客戶需求。
物資需求計劃是指根據產品結構各層次物品的從屬和數量關係，以每個物品為計劃對象，以完工時期為時間基準倒排計劃，按提前期長短區別各個物品下達計劃時間的先後順序，是一種工業製造企業內物資計劃管理模式。MRP是根據市場需求預測和顧客訂單制定產品的生產計劃，然後基於產品生成進度計劃，組成產品的材料結構表和庫存狀況，通過電腦計算所需物資的需求量和需求時間，從而確定材料的加工進度和訂貨日程的一種實用技術。
3、什麼是 ERP 系統(ERP System)？
ERP 系統(ERP system)由不同的應用程式和工具組成，這些程式和工具有助您企業的各個職能部門彼此更有效地溝通交流。ERP 系統(ERP system)將企業的所有層面整合到一個綜合資訊系統中。譬如：負責規劃與日程安排的員工，有權與財務管理部門員工存取相同的數據，以滿足特定的工作需求。所有數據均實時提供，如此員工便可以更迅速地制定更明智的業務決策。有了 ERP 系統(ERP system)，所有重要的業務職能部門，包括估算、生產、財務、人力資源、市場推廣、銷售及採購等，都可以共享一個中央實時資訊來源。企業資源規劃系統可以簡化收集、儲存及使用企業數據的流程。正確的 ERP 系統(ERP system)有助您透過單一的集中平台，收集及儲存如下方面的數據：
- 業務銷售管理
- 客戶關係管理
- 倉儲庫存管理
- 生產排程管理
- 供應商管理
- 財務與會計
- 人力資源
- 銷售點 (POS)
- 電子商貿
4、ERP 系統(ERP system)的主要好處
為何今天越來越多大小企業開始實施 ERP 系統(ERP system)？以下為企業採用 ERP 系統(ERP system)的幾個主要原因及好處：
- 財務與會計
- 為業務領袖提供關於營運情況的實時清晰資訊。
- 為業務領袖及團隊提供即時連繫供應鏈的能力。
- 讓業務領袖識別挑戰、發掘機遇，以及更快制定決策，從而對業務不同範疇產生影響。
- 協助將單調乏味的任務及冗餘的流程自動化及簡化。
- 為員工提供發揮職能所需的工具和數據。
- 為全公司提供單一的可信數據來源。
- 通常可以在任何地方存取（公司外部及透過流動裝置存取）。
- 協助提高團隊生產力。
- 讓團隊之間及與第三方廠商的合作更加輕鬆。
- 提供功能強大、具前瞻性的報告及預測工具，可用來制定關乎企業未來的更明智決策。
- 保障數據安全，助您確保企業能持續按照全球監管法律及指導方針運作。
5、如何確定您的企業是否/何時需要 ERP
每間企業都是獨一無二的，在不同時期面臨不同的挑戰，因此問題在於：您如何確定企業是否及何時需要投資採用企業資源規劃方案呢？
如果您能為此清單大部分項目打剔，那麼可以開始評估 ERP 軟件供應商，並著手分配部署所需的資源：
- 團隊成員用於部分任務的時間太多，而您知道這些任務可以自動化及簡化。
- 您無法輕鬆存取所需數據，用於制定關乎企業未來的明智決策。
- 您與全球各地的廠商合作並使用全球各地的第三方應用程式。
- 這些年來，您的企業採用及實施過無數不同軟件工具和流程，但它們之間沒有相互關聯。
- 您不知道每日庫存水平究竟是怎樣的。
- 您本人在搜尋資訊、嘗試提高生產力及效率，以及整合調整規模所需的新工具
- 面花了太多時間。公司團隊無法輕鬆與彼此合作或分享資訊。
- 您離開公司便無法存取必需的業務數據和資訊。
- 您在緊隨監管法律合規性變化方面感到吃力。
- 您往往太遲才發現或處理問題；換而言之，您在發現亟待解決的問題方面不夠主動，難以保持業務暢順運作。
如果您剔選了上表至少六成或七成項目，那麼便是時候開始尋找廠商了。
要證明貴企業為使用 ERP 系統(ERP system)而進行所需投資的合理性，請使用上面提供的清單。請列出您認為公司現正面臨的挑戰，並與決策者討論您認為 ERP 解決方案可帶來的幫助。
6、ERP 解決方案的部署選項類型、客製化的系統
以下是各類客製化系統訂製時依照需求整理出來的基本運作IO邏輯，當然這不是固定不變的。如果你的需求橫跨數個基本邏輯結構。那相互整合成為你獨特的產品就是我們能為您做的事情了……….
7、如何選擇正確的解決方案
如果您正打算選擇首個 ERP 解決方案 ，或者希望升級現有系統，評估、選擇及實施流程實在是您所屬企業的一項長遠策略性決策。
為了在這個過程中幫助您，以下提供作出明智 ERP 系統(ERP system)選擇的八個簡單步驟：
- 第一步：初步評估 – 集合公司領導層，開始討論 ERP 相關事宜。確保每個人都清楚知悉您評估供應商的方式。
- 第二步：評核 – 聚焦您的業務和營運情況，找出哪些方面表現優秀、目前遇到哪些挑戰，以及您認為公司調整規模或作出改善需要什麼。
- 第三步：制定準則 – 確立評估廠商時使用的一般準則。準則可以包括功能、價格、平台，以及您的團隊認為在進行評估時很重要的任何其他事項。
- 第四步：安排諮詢 – 與有意考慮之廠商的銷售代表和產品專家，安排電話會談、親身會面或網絡演示。取得對每間公司的第一印象，嘗試記錄所接洽之不同廠商的差別。
- 第五步：建立名單 – 將考慮名單縮小到 2 至 3 間您有意再作跟進的候選公司。
- 第六步：聯絡對方 – 聯絡候選名單上的廠商，並安排跟進的電話會談，進一步了解其產品如何為您的企業帶來幫助。
- 第七步：準備問題表達您的考慮因素 – 準備好您希望每間廠商在跟進通話時解答的具體問題。
- 第八步：接觸廠商推薦單位 – 與實施了您正在考慮之廠商的 ERP 系統(ERP system)的其他公司對話。了解他們喜歡、不喜歡、意料之外的事情，看看他們是否真的願意推薦該廠商。盡量搜集多一點資訊，以便您作出最終決策。選好適合貴公司業務情況及需要的 ERP 廠商後，花點時間從頭到尾了解整個項目。與 ERP 廠商合作，訂立重要里程碑，規劃好邁向成功的路線圖。
8、ERP 如何幫助您的企業
能推動企業的發展。我們提供靈活彈性、切合行業所需的 ERP 軟件，設計時已經充分考慮到生產、分銷、零售及服務行業客戶的需要。我們在客戶的獨特業務流程及運作要求方面。憑藉對您所屬行業的深入了解，我們的解決方案既能促進業務發展，也能勝任管理複雜事項之責。因此我們能夠推出效能強大的解決方案，助您釋放資源的無限潛能，從而助長業務發展。
欲進一步了解我們的解決方案，請點擊下方任一連結：
採購管理系統 業務訂單系統
物料倉儲系統 生產報工系統
生管排程系統 人事考勤系統
財務會計系統 管理報表
9、在您的企業實施 ERP 系統 (ERP system)
當您最終準備好在企業中實施 ERP 系統(ERP system)時，請遵循以下最佳實踐方式，以確保取得成功：
- 了解業務流程及關鍵要求。徹底了解構成業務的所有範疇、流程及工具。花點時間記錄有問題的地方、管用的流程、您存有的疑問，以及任何其他需要記錄的觀察所得，為企業實施新系統作充足準備。
- 建立具有正投資報酬率的 ERP 商業個案。以清單形式列出實施 ERP 軟件的所有好處。與團隊成員、決策者及關鍵利害關係人分享清單。著重探討組織內部現在未發揮成效的方面，以及您認為 ERP 系統如何協助解決這些問題。確定一旦新系統在組織內全面實施後，您可以用作衡量標準的關鍵績效指標 。
- 確保項目管理及資源承諾妥善進行。委派團隊成員負責從頭到尾管理實施流程。確保受委派者擁有足夠的資源完成任務。
- 取得管理層及公司層面的承諾。取得公司內部從上而下所有人的支持與投入。確保人人都能理解您正在做什麼、背後的原因，以及這將如何影響他們及其工作。
- 明白提早規劃的價值。提早規劃可減少在貴公司全面實施 ERP 系統(ERP system)所需的時間。思考一下部署階段每一步需要的資源，盡量確保部署過程暢順有效。
- 於實施過程早期開始集中處理數據遷移。確定您要將多少舊的數據遷移至新系統，然後制定計劃，及早開始遷移過程。若等到最後才處理，可能會給您的業務營運帶來一場災難。對培訓及變更管理進行積極投入。給予員工及團隊成員充足的時間，讓他們了解您為何要實施新系統，以及這對他們的角色有何影響。確保人人都有份參與，並鼓勵團隊成員在有需要時向您求助。
- 明確知悉您實施 ERP 的原因。記住您起初為何要實施新系統。定義要求、建立指標，並制定業務計劃，清晰闡明公司預期透過實施新系統得到的好處。
- 有需要時，尋求外部協助。如果您在實施過程中的任何部分需要協助， 請聯絡諮詢顧問 ，他們的專業知識和建議將十分有用。
遵照這些建議及最佳實踐方式，會令整個實施過程更加暢順。他們亦會助您獲得員工的支持，從而在系統就位後，達成您希望為之努力的目標。
10、衡量 ERP 的績效與投資報酬率
量 ERP 系統(ERP system)的績效表現，是確認這項投資或未來繼續投資有所回報的重要一環。在您的公司實施 ERP 系統(ERP system)時，應制定好新系統就位後所能達至的具體目標。如何衡量績效表現則視乎您的業務性質而定，但以下是制定目標時應考慮的幾個一般問題：
- 這個系統是否會令我的員工生產力更高？增幅有多少？
- 這個系統是否會令我自己和我的員工更加快樂？
- 新系統會如何影響客戶滿意度？我能否預測可衡量的影響，並制定具體目標？
- 這個系統能否幫助我們提高銷售額、重覆銷售額、轉化率及客戶保持率等？增幅有多少？
- 新系統是否會為我們帶來優於競爭對手的策略優勢？如何實現？
- 此舉是否會改善我們與全球廠商的關係及流程？我如何追蹤它，我的目標又是什麼？
- 個系統是否會改善供應鏈及庫存活動？我們現在追蹤的主要指標是什麼，系統就位後這些指標又會怎樣提升？
思考一下您的公司目前正在追蹤的指標和目標，然後進行預測及制定 KPI，以追蹤新 ERP 系統(ERP system)就位後隨時間推移的成功情況和進度。